Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer

Sprint - Jake Knapp, John Zeratsky dan Braden Kowitz

Daftar Isi [Buka]
Judul Buku: Sprint
Penulis: Jake Knapp, John Zeratsky dan Braden Kowitz

Sprint - Jake Knapp, John Zeratsky dan Braden Kowitz

Menjelaskan metode praktis untuk menyelesaikan masalah hanya dalam lima hari. Di dalam pimtar ini Anda akan belajar tahapan-tahapan dalam mempraktikkan metode sprint yang telah teruji oleh Google Ventures ini. Masalah memang harus diselesaikan, namun akan lebih baik jika Anda bisa memecahkannya secara cepat kan?

Siapa penulis buku ini?

Jake Knapp adalah Design Partner di Google Ventures dan penemu metode sprint yang digunakan Google Ventures untuk menyelesaikan masalah. Jake juga berperan dalam penyusunan produk seperti Gmail, Google Hangouts, dan Microsoft Encarta.

John Zeratsky juga merupakan Design Partner di Google Ventures, yang telah mendesain aplikasi mobile, rekam medis, dan koran harian.

Braden Kowitz juga merupakan Design Partner di Google Ventures dan telah membantu beberapa startup untuk mengembangkan bisnisnya di Google Ventures.

Untuk siapa buku ini?

Tim inovasi produk yang ingin meluncurkan produk baru dengan efektif dan efisien
Manajer proyek yang harus menyelesaikan masalah dalam tenggat waktu terbatas
Siapa saja yang ingin dapat menyelesaikan masalah dan mewujudkan ide-ide baru dalam waktu singkat

Sprint
Apa yang dibahas buku ini?
Tahapan menerapkan sprint untuk menyelesaikan masalah dan menguji ide baru dalam waktu singkat

Tantangan utama dalam menyelesaikan masalah ataupun mendesain suatu produk baru adalah mengeksekusi ide ataupun solusi yang telah dipilih. Menemukan ide bagus sudah tentu merupakan hal yang tidak mudah, namun menjadikan ide tersebut kenyataan merupakan tantangan yang lebih berat.

Sulitnya mengeksekusi ide-ide bagus inilah yang seringkali menghambat penyelesaian masalah ataupun inovasi produk. Tim dapat terjebak dalam diskusi panjang untuk menentukan apa yang harus dilakukan lebih dahulu, apa yang harus menjadi prioritas, atau bahkan siapa yang harus melaksanakan atau mengeksekusi solusi yang dipilih.

Dalam pimtar ini, Anda akan mempelajari bagaimana cara untuk menyelesaikan masalah dan mengeksekusi ide-ide bagus dalam waktu yang singkat. Anda akan memahami apa saja yang dilakukan oleh tim Google Ventures saat membantu para startup meluncurkan produk baru hanya dalam 5 hari.

Hal menarik yang dapat Anda pelajari antara lain:

  • kenapa lima hari menjadi waktu yang ideal untuk menyelesaikan suatu masalah;
  • bagaimana langkah awal untuk menyelesaikan suatu masalah;
  • kenapa saat melakukan pengujian, purwarupa produk yang disusun tidak perlu terlalu detail;
  • apa yang perlu Anda perhatikan saat pengujian kepada konsumen; dan
  • kenapa jumlah sampel yang banyak belum tentu menjamin lebih banyak informasi.


Sebelum memulai sprint, sangat penting untuk mempersiapkan tim, waktu dan tempat untuk memperoleh hasil optimal

Sprint dapat digunakan untuk menyelesaikan permasalahan jangka panjang maupun jangka pendek.

Bahkan sprint akan semakin efektif bila dipergunakan untuk menyelesaikan tantangan besar dalam waktuyang singkat.

Anda tidak perlu khawatir bahwa masalah Anda terlalu besar untuk diselesaikan dengan sprint. Karena dengan sprint, tim Anda akan fokus pada masalah yang ada, tidak terganggu dengan pekerjaan lain.

Setelah menemukan tantangan yang perlu diselesaikan dengan sprint, Anda perlu mempersiapkan tim yang tepat. Jumlah tim yang ideal untuk sprint adalah tujuh orang atau kurang, karena terlalu banyak orang justru membuat prosesnya tidak efektif. Anda juga harus memastikan bahwa ada pengambil keputusan di dalam tim.

Selain itu, pertimbangkan untuk mengikut sertakan ahli keuangan, ahli pemasaran, ahli konsumen (orang yang biasa berinteraksi dengan konsumen), ahli teknologi/ logistik (yang memahami teknis pembuatan produk), dan ahli desain (perancang produk perusahaan).

Mengikut sertakan orang yang sering berseberangan dengan Anda (si pembuat onar) juga perlu Anda lakukan karena mereka biasanya memiliki cara pandang yang berbeda terhadap permasalahan.

Setelah tim terbentuk, Anda perlu memastikan setiap anggota tim telah mengosongkan jadwal mereka selama lima hari. Setiap harinya, jadwal kerja dimulai dari jam 10.00 hingga 17.00, dengan istirahat 1 jam kerja. Dalam lima hari ini, terdapat beberapa hal yang harus disiapkan untuk keefektifan sprint:

Aturan tanpa gadget. Seluruh tim harus memperhatikan apa yang ada di dalam ruangan, bukan yang ada di luar ruangan. Apabila ada yang perlu mengangkat telpon, maka lakukanlah di luar.

Persiapkan peralatan yang diperlukan. Gunakanlah papan tulis besar serta alat tulis yang lengkap seperti post-it, spidol, pulpen, kertas, dan makanan.

Pada hari pertama, tim Anda perlu menyusun rencana sprint Anda
Secara alami, kita semua ingin segera menyelesaikan masalah yang muncul.

Namun hal tersebut justru akan menimbulkan masalah baru yang sebelumnya tidak terlihat. Karena itu, tahapan perencanaan adalah tahap pertama dalam sprint.

Pertama, tentukan tujuan akhir yang ingin dicapai tim Anda. Mulailah dari akhir; bayangkan apa yang terjadi di masa depan dan apa yang harus Anda lakukan. Pandanglah masa depan dengan optimis dengan menyusun tujuan, tapi pastikan tim Anda juga bersikap pesimis untuk mengantisipasi potensi kegagalan.

Beberapa pertanyaan yang perlu dibahas antara lain;
(1) Apa pertanyaan yang ingin dijawab pada akhir minggu?
(2) Bagaimana cara untuk mencapai tujuan akhir yang ingin dicapai? dan
(3) Bila produk tim Anda gagal, apa yang mungkin menjadi penyebabnya?

Setelah mengetahui tujuan akhir yang ingin dicapai, siapkanlah peta sederhana yang akan menjadi panduan untuk mencapai tujuan akhir. Berikut ini beberapa tips dan cara untuk menyusun peta yang sederhana dan mudah dipahami:

Identifikasi seluruh aktor di sebelah kiri. Aktor bisa didefinisikan sebagai konsumen, ataupun orang lain yang terlibat.

Tulis akhir cerita di sebelah kanan, yaitu tujuan akhir yang ingin dicapai.
Susun ceritanya dengan kotak dan anak panah agar mudah dipahami.
Pastikan ceritanya tetap sederhana, dengan hanya lima hingga lima belas langkah.
Pastikan cerita sudah mempertimbangkan seluruh aspek yang ada.
Setelah memetakan tujuan yang ingin dicapai, tim Anda yang terdiri dari berbagai macam keahlian perlu memberikan masukan terhadap peta tersebut. Dan apabila diperlukan, tanyakan pendapat pakar lain di luar tim.

Selanjutnya, tim Anda juga perlu mengantisipasi masalah-masalah yang mungkin timbul. Gunakanlah metode ‘Bagaimana kita akan’. Misalnya, ‘Bagaimana kita akan membuat tamu nyaman berinteraksi dengan robot?’; ‘Bagaimana kita akan mengkomunikasikan robot ini?’.

Terakhir, tentukan target yang ingin dicapai. Pilihlah satu target masalah atau pertanyaan yang akan menjadi fokus sprint. Jadi, pada hari pertama tim Anda akan mempunyai tujuan akhir dan pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab sepanjang pelaksanaan sprint.
Hari kedua adalah waktu bagi tim Anda untuk menyusun solusinya
Suatu ide bagus tidak harus ide yang benar-benar baru. Tim Anda dapat menemukan ide bagus dengan menggabungkan dan mengembangkan ide yang sudah ada.

Pertama, buatlah daftar produk dan layanan yang bisa menjadi inspirasi untuk tim Anda. Kemudian catatlah seluruh hal menarik dari produk dan layanan tersebut, dan sampaikan dalam tiga menit.

Saat presentasi tiga menit itu berlangsung, mintalah anggota lain untuk mencatat ide-ide besar yang muncul. Dengan begitu, tim Anda akan memiliki banyak ide besar untuk digabungkan dan dikembangkan.

Setelah menghabiskan sepanjang pagi menggali ide-ide besar, kini saatnya tim Anda mensketsakan ide mereka masing-masing. Sketsa menjadi alat yang efektif untuk mengkomunikasikan ide, dibandingkan hanya dengan kata-kata. Jangan khawatir Anda tidak bisa menggambar, yang penting ide Anda tersampaikan.

Susunlah sketsa Anda dalam satu lembar kertas yang dilipat menjadi delapan bagian. Sketsakan ide Anda dalam “Delapan Langkah Ide Gila”, dan komunikasikan ke seluruh tim. Pastikan setiap anggota tim menyusun satu ide untuk disampaikan.
Hari ketiga adalah waktunya bagi tim Anda untuk memilih solusi
Tantangan utama pada hari ketiga adalah memutuskan solusi.

Untuk menghindari debat tanpa akhir, berikut ini proses lima tahap dalam sprint untuk membuat keputusan:

Pertama, tampilkan sketsa solusi di dinding layaknya galeri seni.
Kedua, tandai bagian solusi yang menarik dengan stiker
Ketiga, berikan kritik cepat dan bahas penekanan tiap solusi dengan post it
Keempat, persilahkan setiap orang untuk memilih satu solusi dan memberikan suara dengan stiker
Kelima, berikan ketua tim lebih banyak stiker sebagai pengambil keputusan final

Bila dari proses pemilihan solusi tersebut tim Anda berhasil memutuskan satu solusi, maka Anda dapat langsung merencanakan penyusunan purwarupa. Namun apabila terpilih lebih dari satu solusi, maka tim Anda harus memutuskan apakah akan memilih satu solusi saja, menggabungkan solusi yang ada, atau menguji semuanya—yang berarti harus membuat beberapa purwarupa.

Meski solusi sudah terpilih, tim Anda tidak boleh tergoda untuk langsung memulai pembuatan purwarupa. Rencanakanlah pembuatan purwarupa dan konsep pengujian sebelum benar-benar membuat purwarupa. Buatlah papan cerita yang menggambarkan bagaimana purwarupa Anda akan diuji.

Sama seperti membuat cerita, pilihlah adegan pembuka; bagaimana Anda akan memperkenalkan purwarupa Anda kepada calon konsumen yang menjadi subyek pengujian. Selanjutnya, bangunlah cerita; bagaimana Anda ingin calon konsumen berinteraksi dengan purwarupa Anda. Dan terakhir, tentukan bagaimana cara Anda ingin menilai hasil pengujian.
Hari keempat adalah waktu penyusunan purwarupa untuk pengujian konsep
Untuk membuat purwarupa yang sempurna, tentu saja waktu satu hari tidak akan cukup. Karena itu, untuk pengujian awal, Anda hanya perlu membuat purwarupa yang cukup nyata untuk diuji.

Bayangkan dalam membuat film, seringkali adegan tidak diambil di lokasi nyata, hanya di studio yang diatur agar menyerupai kondisi nyata. Kurang lebih inilah yang harus Anda buat untuk purwarupa Anda.

Pengujian dengan purwarupa yang ‘cukup nyata’ akan lebih efektif dibandingkan dengan purwarupa yang sempurna, karena semakin lama Anda menghabiskan waktu untuk membuat purwarupa maka semakin sulit pula Anda akan menerima masukan. Selain itu, dengan membuat purwarupa yang ‘cukup nyata’ Anda terhindar dari menghabiskan waktu untuk membuat sesuatu yang keliru.

Dalam metode sprint, purwarupa yang diuji harus memenuhi beberapa prinsip berikut;
(1) purwarupa yang Anda susun dapat berupa apa saja;
(2) purwarupa bisa dibuang, jadi jangan membuat purwarupa yang tidak ingin Anda buang;
(3) buat sekadar untuk mengetahui bagaimana penerimaan konsumen, tidak perlu berfungsi penuh; dan
(4) purwarupa harus terlihat nyata.

Terdapat empat tahapan dalam menyusun purwarupa. Pertama, tim Anda perlu memilih perangkat yang tepat. Jika berupa layanan, Anda dapat menyusun scenario. Jika berupa ruang fisik, Anda dapat memodifikasi ruangan yang sudah ada. Jika berupa tampilan layar, Anda dapat menggunakan Power Point, Keynote, atau aplikasi lain.

Kedua, tim Anda perlu membagi tugas sesuai dengan keahlian masing-masing. Tentukan anggota tim yang berperan sebagai pembuat, penjalin, penulis, kolektor aset serta pewawancara.

Pembuat bertugas membuat komponen individual dari purwarupa. Penjalin bertugas mengumpulkan komponen dari pembuat. Penulis berperan menuliskan teks yang akan membuat purwarupa masuk akal. Kolektor aset bertugas mengumpulkan semua informasi yang dibutuhkan pembuat. Dan pewawancara berperan melakukan wawancara dalam pengujian purwarupa.

Ketiga, tim Anda (terutama sang penjalin), perlu memastikan seluruh komponen dalam pengujian purwarupa konsisten hingga pada akhirnya tim Anda siap melakukan ujicoba.
Hari kelima adalah waktunya bagi tim Anda untuk melakukan pengujian terhadap purwarupa yang sudah dibuat
Saat berbicara mengenai data, seringkali masalah jumlah sampel data menjadi perdebatan. Apakah jumlah sampel tersebut dapat menggambarkan kondisi riil secara umum?

Dalam metode sprint, lima menjadi angka ajaib untuk jumlah sampel. Dalam pengujian konsumen, lebih banyak orang tidak membuat lebih banyak pengetahuan, karena seringkali pola data sudah dapat terobservasi setelah lima wawancara.

Wawancara dilakukan dalam lima tahapan sederhana. Pertama, berikan sambutan ramah sebelum mulai wawancara. Selanjutnya, berikan pertanyaan awal yang bersifat umum dan terbuka. Pertanyaan-pertanyaan ini penting untuk membangun keakraban sebelum Anda mulai memperkenalkan purwarupa yang ingin diuji. Setelah itu, barulah Anda dapat memperkenalkan purwarupa Anda.

Setelah memperkenalkan purwarupa, Anda perlu mendorong responden untuk dapat mengobservasi purwarupa lebih detail. Biarkan mereka membaca instruksi, penjelasan dan berbagai teks yang menggambarkan fungsi purwarupa—jangan Anda bacakan.

Baru setelah itu Anda dapat melakukan tanya jawab singkat untuk menggali pendapat konsumen. Beberapa pertanyaan yang dapat Anda gunakan adalah perbandingan dengan produk sejenis, bagian yang disukai dan tidak disukai, dan bagaimana setiap fungsi memenuhi tujuan yang diharapkan.

Satu hal yang penting untuk diperhatikan adalah pewawancara harus pula mengamati mimik dan bahasa tubuh responden, bukan hanya jawaban-jawaban lisannya saja.